Krakowskie Centrum Rehabilitacji

Zasady Udostępniania Dokumentacji Medycznej
  1. Pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych na jego wniosek Formularz – Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii (F–IP– DOK–1–4–1), bądź na wniosek osoby upoważnionej przez pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego.
  2. Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają ochronie określonej w Ustawie
    o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926), ustawie
    o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta  Dz.U.2009 r. Nr 52, poz.417 z późn. zm.) oraz w przepisach odrębnych.
  3. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:

-          do wglądu w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii,

-           poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii sporządzonych na koszt osoby występującej o nią;

-          poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji. W dokumentacji Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii pozostawia się kserokopie oryginału chyba, że zwłoka w jej wydaniu mogłaby narazić pacjenta na szkodę.

  1. Dokumentacja medyczna udostępniana jest następującym podmiotom:

-        podmiotom zewnętrznym:

Þ    pacjentowi, lub jego przedstawicielowi ustawowemu (np. dziecka lub ubezwłasnowolnionego), bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. Po śmierci pacjenta, prawo wglądu w dokumentację medyczną ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia;

Þ    podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;

Þ    organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym
i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności kontroli i nadzoru;

Þ    ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;

Þ    uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;

Þ    organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;

Þ    podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;

Þ    zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;

Þ    lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia.

Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub jednostce badawczo-rozwojowej do wykorzystania dla celów naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

-        podmiotom wewnętrznym:

Þ    Dyrekcji Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii;

Þ    personelowi medycznemu;

Þ    auditorom wewnętrznym;

Þ    sekretarkom medycznym/ statystykom medycznym;

Þ    Pełnomocnikowi ds. Jakości

Þ    Zespołu ds. analizy dokumentacji medycznej

Þ    Inspektor ds. Archiwum i dokumentacji medycznej

  1. Każdy pracownik, który nie ma pewności czy w świetle obowiązujących przepisów
    i procedur może udostępnić dokumentację ma obowiązek zwrócić się do Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) zgodnie z procedurą Klasyfikacji informacji w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii P – SZBI – 4.
  2. Zasady udostępniania dokumentacji medycznej:
    1. a.      Zasady udostępniania archiwalnej dokumentacji medycznej wewnątrz Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii:
    2. Podstawą udostępnienia dokumentacji wewnątrz szpitala jest wypełniona karta udostępniania – Załącznik – Karta udostępnienia i zwrotu.
    3. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnionej dokumentacji oraz jej kompletność.
    4. Zwrot wypożyczonej dokumentacji potwierdza się na karcie udostępniania, sprawdzeniu podlega również stan zwróconej dokumentacji.
    5. Każdorazowo, fakt udostępnienia oraz zwrotu dokumentacji zostaje również odnotowany w wykazie dokumentów historii choroby (Formularz -  Wykaz dokumentów historii choroby F- RUMZ- 8 - 1), który w przypadku udostępnienia dokumentacji przechowywany jest w Archiwum. Po zwróceniu dokumentacji wykaz dołączany jest do dokumentacji.
    6. Karty udostępniania dokumentacji przechowuje się w Archiwum zakładowym
      w kolejności numerów w specjalnej teczce zaznaczając na karcie zwroty dokumentacji.
      1. b.     Zasady udostępniania dokumentacji medycznej na zewnątrz Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii:
      2. Dokumentację udostępnia się na zewnątrz Krakowskiego Centrum Rehabilitacji
        i Ortopedii w formie kopii, bądź odpisów chyba, że uprawniony organ żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji.
      3. Udostępnienie dokumentacji medycznej pacjenta na zewnątrz Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii organom i podmiotom uprawnionym następuje na podstawie decyzji Dyrektora Centrum.
      4. Podstawą udostępniania dokumentacji jest:

a)      zakładom ubezpieczeniowym - złożenie oświadczenia o posiadaniu zgody pacjenta na udostępnianie dokumentacji,

b)     innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów - pisemne żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej,

c)      pacjentom, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie prze niego upoważnionej:

Þ    złożenie pisemnego wniosku Formularz – Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii, który można pobrać:

-        na Oddziałach Szpitalnych (Oddział Chirurgii Urazowej, Ortopedii
i Rehabilitacji, Oddział Rehabilitacji z Pododdziałami Rehabilitacji Dziennej i Rehabilitacji Neurologicznej) w sekretariatach;

-        w Dziale Administracji,

-        na stronie internetowej Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii.

Þ    w przypadku odbioru dokumentacji  przez osobę upoważnioną, należy dodatkowo złożyć Formularz – Upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej znajdującej się w Krakowskim Centrum Rehabilitacji
i Ortopedii (F–IP– DOK–1–4–2)
,

Þ    każdy przypadek udostępniania dokumentacji instytucji lub innej osobie niż pacjent, Inspektor ds. archiwum i dokumentacji medycznej, ewidencjonuje  i zgłasza niezwłocznie do Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI), który dokonuje adnotacji na wniosku o udostępnienie czy w świetle obowiązujących przepisów dokumentacji może zostać udostępniona,

Þ    wnioski o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się
w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii, można składać od poniedziałku do piątku w dni robocze w Sekretariacie Dyrekcji (Budynek nr 4) Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii w godz. 800 – 1400 lub przesłać na adres Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii,

Þ    wniosek o udostępnieni zostaje przekazany Inspektorowi ds. archiwum
i dokumentacji medycznej który przygotowuje dokumentacje,

Þ    udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w terminie 7 dni roboczych licząc od daty złożenia wniosku,

Þ    odbiór dokumentacji medycznej w Archiwum (Budynek nr 10) od poniedziałku do piątku w godz. 730 – 1505,

Þ    przy odbiorze dokumentacji medycznej należy potwierdzić tożsamość dowodem osobistym lub innym dokumentem urzędowym ze zdjęciem,

Þ    oryginał wniosku o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się
w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii zostaje dołączony do historii choroby,

Þ    kserokopie wniosków o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się
w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii oraz upoważnień przechowuje się w kolejności numerów w specjalnym segregatorze przez Inspektora ds. archiwum i dokumentacji medycznej.

  1. W przypadku, gdy udostępniany lub wydawany jest oryginał dokumentacji pacjentowi wypełniany jest Formularz – wniosek o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii, za potwierdzeniem oraz oświadczenie o zwrocie oryginału po wykorzystaniu.
    W Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii pozostaje kopia dokumentacji.
  2. Zwrot wypożyczonej, oryginalnej dokumentacji potwierdza się na Formularzu – Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii, sprawdzeniu podlega stan zwróconej dokumentacji za potwierdzeniem.
  3. Koszty udostępnienia dokumentacji podmiotom, ponoszą te podmioty według ceny zawartej w Zarządzeniu Dyrektora Szpitala.
    1. c.       Udostępnianie dokumentacji medycznej archiwalnej poza godzinami pracy Archiwum:
    2. Poza godzinami pracy Archiwum dostęp do dokumentacji medycznej znajdującej się w archiwum Krakowskiego Centrum Rehabilitacji i Ortopedii posiada lekarz dyżurny Działu Anestezjologii.
    3. Lekarz dyżurny z oddziału zgłasza lekarzowi dyżurnemu Działu Anestezjologii potrzebę udostępnienia archiwalnej dokumentacji medycznej,
    4. Lekarz dyżurny z oddziału wypełnia Formularz – Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej znajdującej się w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii.
    5. Lekarz dyżurny Działu Anestezjologii  udostępnia oryginał dokumentacji medycznej  w czasie nieprzekraczającym 1 godziny.
      1. d.     Odpłatność za udostępnienie.
      2. Prawo wglądu do dokumentacji medycznej odbywa się na miejscu w Krakowskim Centrum Rehabilitacji i Ortopedii i jest całkowicie nieodpłatne. Każdy pacjent może zapoznać się (osobiście lub przez upoważnioną osobę) ze swoją dokumentacją nieodpłatnie "na miejscu", w domyśle w godzinach pracy podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych:

Þ    w budynku Archiwum (Budynek nr 10) w obecności Inspektora ds. Archiwum i dokumentacji medycznej,

Þ    w wydzielonych pomieszczeniach w Oddziałów w obecności lekarza prowadzącego.

  1. Za sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii, dokumentacji medycznej szpital pobiera opłatę, która wynosi:

-        za jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej – do wysokości nie większej niż 0, 002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" na podstawie art. 20 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;

-        jedną stronę kopii dokumentacji medycznej – do wysokości nie większej niż 0, 0002 przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej,

-        sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych, jeżeli zakład prowadzi dokumentację medyczną w formie elektronicznej – do wysokości nie większej niż 0, 002 przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej,

  1. Dyrektor Centrum kwotę należności za wydanie dokumentacji określa Zarządzeniem wewnętrznym.
  2. W przypadku nie odebrania zleconej do kopiowania dokumentacji medycznej:

-        pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy,

-        osoba upoważniona przez pacjenta,

pokrywa koszty sporządzonej kopii i wyraża zgodę na wystawienie faktury bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury.

  1. e.      Przechowywanie dokumentacji medycznej:
  2. Krakowskie Centrum Rehabilitacji i Ortopedii przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

-        dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

-        zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;

-        skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia;

  1. Po upływie okresów wymienionych w pkt. 1 dokumentacja medyczna jest niszczona
    w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

Upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej
Wniosek o udostępnienie kserokopii dokumentacji medycznej


BIP
NIP: 677-17-03-375
REGON: 351194736
|
KRS: 0000038598
KSIĘGA REJESTROWA 12-00051
|